Llegó al cargo hace un año. Estefanía Montes (Córdoba, 1971) estaba dirigiendo el Palacio de Congresos de su ciudad natal cuando surgió la oportunidad de asumir el reto de poner en marcha la nueva infraestructura de Burgos. Afirma que el tópico de que los burgaleses son fríos y distantes no es cierto, que ella se ha sentido acogida desde un primer momento e ilusionada por las expectativas que estaban puestas en el Fórum. La tercera pieza de Caballería abrió sus puertas hace ahora seis meses y en este tiempo la gerente ha intentado asistir a la gran mayoría de las actividades programadas en el edificio. Esta semana los responsables municipales hicieron balance de su funcionamiento. Desde junio, han pasado por allí 56.000 personas en 52 eventos, que han generado 2,7 millones de euros para la ciudad.

¿Cuál es su valoración global?

Mi valoración es positiva, siempre teniendo en cuenta que aún siéndolo, estamos trabajando de forma constante en promocionar la ciudad, que es lo primero. Para promocionar el auditorio, siempre vendemos las bondades de Burgos. Pero creo que a la vista de los datos, tenemos motivos para sentirnos satisfechos.

¿Se vende bien Burgos?

Sí, es una ciudad que atrae por sí misma. Nos damos cuenta, sobre todo en los congresos que hemos tenido, que el hecho de ser en Burgos es un aliciente. Evidentemente, el programa del congreso del que se trate llama la atención, pero el hecho de ser en Burgos suma.

¿Cuál ha sido el mayor éxito de estos seis meses?

El mayor éxito ha sido entrar a formar parte de la vida de los burgaleses.

¿El Fórum ya está integrado en el día a día de la ciudad?

Diría que estamos integrándonos en el día a día. En esta cuestión quiero ser prudente. Creo que estamos integrándonos paso a paso y ese es el mayor éxito. Estos datos positivos de la primera fase los hemos conseguido entre todos, todos los burgaleses hemos hecho que sea así.

Y de todos los eventos programados, ¿cuál ha sido el más importante para usted?

Nuestra actividad se divide en dos grandes áreas: por un lado la cultural que, sin lugar a dudas, es muy importante a nivel de ciudad;y por otro lado, la congresual. Los dos bloques tienen muchísima importancia, cada uno en su área.La actividad cultural era la asignatura pendiente para los burgaleses y creo que poco o poco vamos cumpliendo esas expectativas. Y el ámbito congresual es muy importante, desde el punto de vista de que es el que atrae a los asistentes de fuera. Es el que genera el movimiento económico para los sectores de la ciudad: comercio, hostelería, restauración...

Pero, ¿no se queda con ninguno de los actos programados?

La verdad que no. No puedo elegir uno porque creo que cada una de las actividades ha tenido su singularidad, su especialidad... Hemos hecho actividades un poco más diferentes. Todas las actividades de Devora Burgos han sido realmente diferentes, tanto en su concepto como en su puesta en escena, y los congresos nacionales que hemos tenido, tanto el de seguros como el de bibliotecas, han sido importantes desde el punto de vista de repercusión en la ciudad. No me quedaría con ninguno, la verdad.

¿Tienen una media de aforo de los espectáculos culturales?

Hemos tenido espectáculos culturales de distinto formato: algunos han sido en la sala de congresos, con lo cual la capacidad está limitada a las 492 butacas, y luego hemos tenido la mayoría en el Auditorio. Si tomamos como referencia los celebrados en el Auditorio, yo diría que está entre 900 y 1.000 personas. Creo que es una magnífica media para empezar.

¿Cuál es, exactamente, el aforo de esa sala?

El aforo exacto es de 1.371 butacas.

De los actos programados para 2013, ¿qué es lo más destacado en este momento?

A día de hoy, las perspectivas para 2013 son bastante buenas, aunque entiendo que a medida que vayamos entrando en el año la actividad irá aumentando. Ahora mismo tenemos confirmados ya algunos congresos nacionales, y en cuanto a la programación cultural tenemos algunas actividades que creo van a ser del gusto del público. Espero que el Instituto Municipal de Cultura las presente en breve con todo su detalle. Las perspectivas son positivas, esto nos anima bastante y nos da energía.

En estos seis meses a pleno rendimiento, ¿han detectado algún aspecto que haya que reorientar o corregir?

Creo que el planteamiento que hemos hecho de inicio, nuestra filosofía de trabajo, creo que es la adecuada. Procuramos estar atentos al cliente, ser cercanos, procuramos escuchar las opiniones o las perspectivas de las personas que nos visitan o que asisten a una reunión o a un espectáculo. Creo que el planteamiento es el adecuado.

El día de la inauguración hubo muchas quejas por la organización del acto. ¿Qué ocurrió?

Aquel día se unieron dos circunstancias:la novedad, tanto para nosotros, que era la primera vez que organizábamos algo en el auditorio y como para el público, que tampoco estaba familiarizado; y, en segundo lugar, quizá la dimensión del acto en sí mismo. Ese día, fueron esas dos circunstancias las que se unieron y provocaron algún fallo o incidente, que nos hubiera gustado que no ocurriera, pero que creo que, hasta cierto punto, es comprensible.

¿Qué han aprendido de aquel día para que no vuelva a repetirse?

Después de ese día hemos tenido un buen número de actividades en el Auditorio y puedo decir que el público ya accede de forma natural y sabe exactamente dónde está su fila y su butaca. Y nosotros también; es decir, ya sabemos cuáles son esos detalles que nos facilitan el acceso. Hemos tenido bastantes actividades, algunas casi con lleno, con 1.200 personas, y no ha habido ni una sola incidencia.

¿Están recibiendo quejas o sugerencias de los usuarios?

La verdad es que los usuarios nos posibilitan ir corrigiendo y modificando detalles. Sus sugerencias son importantísimas, y sí que hemos recibido opiniones relativas a que algún día hemos tenido algún pequeño problema de temperatura, y es cierto que ya estamos buscando la forma de resolverlo. Hemos hecho distintas pruebas, sobre todo con las corrientes de aire, con la apertura y cierre de puertas... También hemos recibido alguna opinión porque en alguna zona del auditorio el sonido no es del todo perfecto, y ya estamos realizando audiometrías para ver dónde puede estar la dificultad. Tenemos muy en cuenta las opiniones porque es lo que nos ayuda a ir ajustando. Hay que tener en cuenta que hablamos de un edificio de 40.000 metros cuadrados y eso requiere ajustes diarios.

Usted tenía la experiencia de trabajar en Córdoba, ¿es distinta la perspectiva entre un sitio y otro por las peculiaridades de las ciudades o por los propios edificios?

Sí, es diferente. La primera diferencia la marca la ciudad y también es cierto que este auditorio tiene otra dimensión al de Córdoba. El palacio de Córdoba es un edificio histórico ubicado en el centro de la ciudad y la sala de mayor aforo es bastante más pequeña, con lo cual las posibilidades son diferentes.

¿Tienen datos comparativos sobre cómo ha ido la puesta en marcha de este auditorio con respecto a otros de la región tras ser inaugurados?

La puesta en marcha de un edificio de esta dimensión depende mucho, como decíamos, de la ciudad y del momento, de la fecha. Nosotros hemos salido al mercado en un año difícil y aún así, consideramos que el inicio está siendo positivo. Y sí que estamos en contacto con otras ciudades como Ávila o Salamanca, para saber cuál ha sido su trayectoria y aprender de sus herramientas. Y espero que en los próximos meses entremos a formar parte de la Asociación Nacional de Palacios y Congresos, que también nos va a dar información de otros palacios y ciudades que llevan años en el sector.

¿Cuándo se solicitó la entrada en esta asociación?

Iniciamos la tramitación a mitad de año, justo al arrancar, y todo este tiempo hemos estado enviando información acerca de las primeras actividades que hemos tenido y enviando la información de los congresos que hemos celebrado. Hemos planteado la entrada para principios de 2013.

¿Qué requisitos han de cumplir para entrar en esa asociación?

Básicamente, la asociación establece una serie de requisitos que garanticen que la instalación, en este caso el Fórum, cumple con una infraestructura de nivel, algo que sin lugar a dudas pasamos con nota. Y luego, también pide que se hayan celebrado una serie de congresos de orden nacional, con lo cual teníamos que esperar algunos meses para empezar la actividad. Pero vamos, que pasamos con nota.

Decía que el arranque del Fórum ha estado marcado por la fecha, obviamente mala, pero a pesar de ello se han podido aprovechar del efecto ‘novedad’. ¿Ha ayudado a contar con eventos más complicados de traer una vez pasado ese efecto?

Sí, la apertura del Fórum aprovecha el ‘efecto novedad’, que todavía durará un año y pico o dos años. Ese es el tiempo que suele estimarse. Entonces, eso nos está ayudando mucho, pero estamos trabajando para que una vez pasada la novedad, los propios atractivos de la ciudad y del Fórum, su ubicación, su versatilidad, las condiciones del edificio... Para que todo eso nos ayuden después a mantener la actividad.

Esta semana se publicaba que la empresa Ópera Prima había hecho una aportación para contratar diez espectáculos y Caja de Burgos también está colaborando. ¿Qué tal se está comportando la iniciativa privada?

Bajo nuestro punto de vista, esta funcionando bien. Nos aporta y nos ayuda a completar esa magnífica programación cultural que el Instituto Municipal de Cultura ya está poniendo en marcha. Sumamos a un nivel de calidad y de espectáculos muy bueno, lo que es muy positivo.

¿No cuesta conseguir esa aportación? Es decir, hay que ir puerta por puerta o ha sido la iniciativa privada la que se ha ofrecido a colaborar?

Sí, en estos dos casos que hemos tenido hasta ahora se han ofrecido. Evidentemente el lugar, el sitio, la novedad, las posibilidades que nos ofrece el Fórum... Todo eso no solo llama la atención, sino que invita a participar.

¿Hay previstas nuevas aportaciones de la iniciativa privada?

Tenemos conversaciones con promotores de fuera de la ciudad, que espero que den fruto para poder ir completando la oferta.

¿A usted qué espectáculo le gustaría ver en el Fórum?

No lo sé, quizás por su carácter intimista y porque me gustan desde siempre, Revólver. Quizás. Y puede que el próximo año tengamos la ocasión de ver algún gran musical, que es una pequeña laguna que nos falta por cubrir. Pero cualquier espectáculo que traigamos será un lujo.

Precisamente los musicales están moviendo muchos espectadores en España en los últimos años y el Teatro Principal no cumplía los requisitos para los grandes formatos.

Sí, pero ya digo que es posible que en 2013 cumplamos también esa expectativa. Es hasta probable.

A los grandes artistas se les atribuyen peticiones y exigencias extravagantes. ¿Hasta ahora les han planteado algún quebradero de cabeza en este sentido?

De momento, en nuestros 6 meses, todos los requisitos que nos han pedido han sido fáciles de cumplir. La instalación cumple más que de sobra con las expectativas habituales y no ha habido ningún requisito extraño.

¿Qué tal está funcionando la cafetería?

Ya ha iniciado el servicio propio de cafetería y el de congresos: cócteles, almuerzos de trabajo, cenas... Como decíamos antes, paso a paso. La empresa de restauración también está yendo a más y mejor. Entendemos que ese es el proceso de adaptación a los distintos tipos de cliente que tenemos en el edificio,

¿Han probado ya la capacidad máxima con algún banquete grande?

El banquete con el mayor número de asistentes que hemos tenido ronda las 500 personas, con lo cual tenemos margen para hacer alguno de mayor tamaño.

Pero, ¿se puede atender un gran congreso de 1.300 personas en cuanto a restauración?

Sin lugar a dudas. El edificio tiene un buen número de espacios polivalentes, en los que se pueden desarrollar actividades de distinto tipo.

En la rueda de prensa en la que presentaron los datos de estos seis meses de trabajo hablaron de un 69% de días de ocupación. ¿Hasta qué punto hay que incrementar este porcentaje para conseguir un nivel de ocupación óptimo?

Creemos que, para empezar, un 69% es un buen dato aunque, evidentemente, el objetivo es ir a más.

Hablan de que solo un 10% de los eventos programados hasta el momento han sido los de carácter gastronómico e institucional. ¿Les parece suficiente ese porcentaje?

Las tipologías de actividades dependen mucho del año, del momento, de muchas circunstancias. Nosotros lo que queremos es incrementar el conjunto de actividades, sean gastronómicas, científicas, institucionales, empresariales o de cualquier tipo.

¿Qué sector es el que mejor está manteniendo la actividad de congresos?

El que más y mejor está resistiendo es el científico, tanto del capítulo médico-sanitario como el de investigación.

¿Incidirán por tanto en él para los próximos años?

Exactamente, es en el que más esfuerzos a nivel comercial estamos haciendo para intentar atraer a la ciudad actividades de ese tipo.

Ya hay actividades programadas para 2014, ¿puede adelantar algo de ellas?

Para ese año ya tenemos algún evento confirmado y hace pocos días hemos podido cerrar un congreso científico de ámbito internacional que podremos anunciar en unos días. En las próximas semanas lo podremos concretar, porque queremos dejar que sea la organización la que lo anuncie. Además de esto, seguimos promocionando la ciudad, estamos haciendo un seguimiento muy cercano y los clientes van estudiando nuestra candidatura.

Con esos plazos de trabajo tan amplios, ¿no tienen el temor de que a última hora se pueda cancelar o modificar, y que el esfuerzo sea en balde?

Esa posibilidad siempre está, pero en el sector de los congresos no se piensa a corto plazo, al menos para los eventos de mayor envergadura. Nosotros tenemos que sembrar hoy para recoger dentro de un año y medio o dos años, tres incluso. Estamos presentando candidaturas para 2015 y 2016, porque las sociedades a nivel nacional e internacional van eligiendo a ciudades y se trata de estar ahí y ahora para poder ser elegidas.

¿Hasta qué punto está confirmado el congreso internacional de paleontología vinculado a las investigaciones de Atapuerca y previsto para 2014?

Las últimas noticias que tenemos sobre él es que sí se va a celebrar en Burgos y nosotros tendremos algunas de sus reuniones, concretamente la asamblea que se realiza, no recuerdo bien si son un par de días dentro de ese evento. Seguiremos conversando con la organización porque su idea es utilizar varios edificios de la ciudad, quizás la Universidad.

¿Se ha dado la circunstancia de que algún organizador de fuera de Burgos haya llamado a la puerta del Fórum y no al revés?

La verdad es que sí, ya se ha dado. Porque como decía la ciudad en sí llama la atención, es un aliciente más y hay sociedades que lo que buscan es cambiar de destinos, no repetir, buscar sedes diferentes y la novedad. Piensan en un lugar que no hayan visitado todavía.

El edificio de momento no es económicamente autosuficiente, como ya sabíamos, pero siempre se habló del objetivo de serlo. ¿Para cuándo podemos esperar ese equilibrio?

Nuestra gestión diaria va encaminada a ese objetivo de equilibrar ingresos y gastos, y lo que queremos es que sea en el plazo más breve posible, esa es nuestra meta.

¿Pero eso es factible, se mantiene el reto?

Sí, sí, ya digo que nuestro quehacer diario va encaminado a esa meta.

¿Han calculado cuánto les cuesta abrir la puerta cada día?

Ahora estamos estrenando el invierno, que está siendo la época en la que algunos de los conceptos serán más altos, y todavía no tenemos un panorama completo como para poder hacer los cálculos. Sí procuramos que la gestión sea lo más eficiente posible, por ejemplo teniendo cuidado de no gastar en climatización o en iluminación cuando no tenemos actividad. Creo que a la vuelta de unas semanas podremos tener datos más reales de este coste.

¿A cuántas personas está empleando el Fórum en este momento?

Tenemos una estimación de 85 personas, y ahí incluimos las empresas que nos prestan servicio en limpieza, restauración, seguridad, personal de sala, servicios técnicos, diseño, cartelería, proveedores, mantenimiento...

¿Será necesario modificar ese número al alza o a la baja el próximo año?

En breve tendremos ese mes modelo en el que podamos establecer lo que necesitamos en cada capítulo y sabremos cómo gestionar los gastos para diferenciar los que ya son eficientes de los que podemos ajustar un poquito más.

En el balance aparecía un día con una ocupación del edificio de 2.500 personas. ¿Cuándo fue eso?

Durante los pasados días 1 y 2 de diciembre, con el Congreso de Testigos de Jehová. Han sido hasta el momento las jornadas de máxima ocupación.

¿Y qué tal respondió el edificio?

La verdad es que muy bien. Era un momento que esperábamos que llegara para ver cómo respondía y la experiencia nos demostró que el edificio perfectamente puede albergar ese número de personas e incluso nos queda margen para más.

Se ha echado en falta hasta ahora una gran exposición. ¿Tienen algo al respecto para 2013?

Para el próximo año es probable que tengamos hasta dos grandes exposiciones en las que sé que el IMC lleva tiempo confirmando, y cuando el proyecto esté más avanzado daremos los detalles.

¿Podrán traer, a través del convenio ya firmado con Caja de Burgos, algunas de las exposiciones que ellos organizan habitualmente en su espacio de Cultural Cordón?

Sin lugar a dudas.

¿Y está ya previsto?

La línea de comunicación con Caja de Burgos es muy fluida y trabajamos codo con codo con ellos para aprovechar su capacidad y su trayectoria cultural que es indudable. Así que no descartamos ningún proyecto que ellos tengan a bien traer.

¿Cómo llevan la convivencia con el Teatro Principal y el Clunia? ¿Se tiene que ‘pelear’ con el IMC para arrimar el espectáculo a su auditorio?

El reparto lo decide el propio Ayuntamiento porque el IMC sabe por experiencia qué tipo de espectáculo encaja mejor en un lugar o en otro. Estamos haciendo una distribución natural por infraestructura y capacidad y la convivencia es estupenda.

La entrada en el Fórum es más cara que en elPrincipal. ¿Tienen la percepción de que el precio haya echado para atrás a los espectadores a la hora de acudir a algún espectáculo?

Diría que hasta el momento el precio está siendo razonable y adaptado a cada tipo de espectáculo y a la dimensión de nuestra actividad. No creemos que el precio haya sido un inconveniente, aunque no es buen momento ni para la cultura ni para otras actividades.

El arquitecto Juan Navarro Baldeweg concibió el MEH y el Fórum como dos elementos que se alimentaban mutuamente. ¿Cree que por ahora se está consiguiendo?

Desde el primer momento estamos en comunicación con ellos y estamos pensando en cómo aprovechar ambos edificios la sinergia que se puede crear. Muchos congresos de los que hemos tenido llevan visitantes al MEH y nosotros lo canalizamos, pero evidentemente nos lleva camino por andar y la comunicación es muy fluida desde el inicio. Ponemos a los organizadores en contacto con el Museo y ayudamos en facilitarle toda la información que le pueda ser de utilidad sobre los recursos turísticos de la ciudad, sobre todo cuando los organizadores sean de fuera.

En su momento se temió por el funcionamiento de las salidas y entradas del párking en momentos de máxima afluencia a un espectáculo o a un evento. ¿Qué tal está funcionando hasta el momento?

Creo que el párking está concebido de una forma bastante eficiente y no ha habido dificultades más allá de un momento puntual en el que ha podido haber algún vehículo esperando para entrar.