A principios de 2005 el Ministerio inició con bastante urgencia el desmantelamiento del Palacio de Justicia del Paseo de la Audiencia. El incendio que destruyó parte del decanato y un par de juzgados el 19 de diciembre de 2005 fue la gota que colmó el vaso de la paciencia de los inquilinos del inmueble. Funcionarios, secretarios y magistrados presionaron para que el traslado tuviera lugar cuanto antes, pues el edificio de Reyes Católicos ya estaba terminado. En la atropellada mudanza se incluyeron todos los archivos, entre ellos los de las piezas de convicción que guardaban los juzgados de instrucción, las pruebas materiales necesarias para enjuiciar y condenar a los imputados de distintos delitos. Bueno no todas, porque muchas de las del 1 y las del 4 se quemaron en el siniestro.
Con todo, un buen número objetos -evidencias de numerosos procesos judiciales- viajaron hasta los sótanos de la nueva sede, que pese a ser moderna tampoco disponía de un espacio ilimitado para acoger no solo lo que le llegaba en ese momento sino lo que debía albergar en el futuro. Así que en las catacumbas de los nuevos juzgados fueron almacenándose numerosos efectos que amenazaban con ‘hacer temblar’ los cimientos del edificio. En 2010 se pone en marcha la Nueva Oficina Judicial y con ello el primer secretario coordinador, José Luis Gómez Arroyo, inicia la ingente tarea de organizar el archivo, un trabajo que continúa Maite de Benito, que ostenta ahora ese cargo.
Pero el encargado directo de su gestión es Jesús Ortiz Aparicio, jefe de la sección tercera del Servicio Común General, que se las ha visto y deseado para poner orden en este hasta hace poco cajón de sastre. Para empezar, necesitaba un programa informático para identificar y tener perfectamente localizadas las piezas. El Ministerio de Justicia bastante tenía con los problemas que estaba generando el nuevo modelo de organización judicial -con el sistema procesal Minerva que se caía cada dos por tres- como para preocuparse por este otro asunto. Menos mal que al quite estuvo un funcionario aficionado a la informática, José Antonio Manso, ahora en la sección de Familia del Servicio Común General.
Sin ninguna ayuda, ni económica ni técnica, puso en marcha el programa que ha permitido destruir hasta ahora 411 pruebas que amenazaban con colapsar los almacenes de los juzgados, muchas de ellas procedentes del edificio del Paseo de la Audiencia. Y su trabajo también ha permitido clasificar otras 1.268 evidencias, aún vivas en distintos procesos judiciales.
El programa crea unas fichas que incorporan una fotografía del objeto en cuestión y dos descripciones del mismo, una más somera y otra más detallada. Después se le da un número de identificación asociado al procedimiento del que forma parte, una clave que es enviada al juzgado pertinente. Cuando esas evidencias sean necesarias para cualquier diligencia, «solo con proporcionar el número a Jesús él sabrá de qué se trata». «De este modo no existe ningún riesgo de traspapelar las pruebas», señala el funcionario.
Esta forma de trabajo también ofrece la posibilidad de «tener el almacén al día». Cuando una causa muere, normalmente cuando hay sentencia firme y se han agotado todos los recursos, los juzgados instan a través del programa informático a destruir las piezas o a donarlas a Cáritas, si se trata de efectos aprovechables, como ropa, bolsas o carritos de bebé, que los hay. En ocasiones es el propio Jesús el que revisa el listado y, si observa que se conserva alguna pieza que considera demasiado antigua, envía un oficio al órgano correspondiente para ver si puede deshacerse de ella. Las que se tiran son trasladadas al vertedero de Abajas. Hasta cinco envíos se han llevado a cabo desde 2010.
A pesar de que el almacén está organizado, todavía queda tarea atrasada por realizar. Cada juzgado instructor tiene su propio archivo en los sótanos de Reyes Católicos y allí todavía se amontonan piezas de convicción anteriores al año 2010, algunas incluso procedentes del Paseo de la Audiencia. Así que la limpieza no termina nunca.